คำแนะนำในการออกแบบรหัสสินค้า

วิธีการเริ่มต้นออกแบบรหัสสินค้า

ในระบบคอมพิวเตอร์ หากจะใช้ชื่อสินค้าโดยตรงเพื่อเรียกใช้งาน จะไม่สะดวกนัก อีกทั้งการลำดับสินค้าที่ต้องการให้เป็นหมวดหมู่เดียวกัน ย่อมทำให้เกิดความสับสน เพื่อให้เกิดความสะดวกชื่อของสินค้าต่างๆ จึงมักนิยมที่จะใช้ ”รหัสสินค้า” แทนชื่อของสินค้านั้นๆ โดยการกำหนดรหัสสินค้าจะต้องมีลักษณะดังนี้ :

สามารถแสดงคุณสมบัติของสินค้าที่ต้องการได้อย่างเด่นชัด เช่น จากบริษัทผู้ผลิต, ขนาดของสินค้า, ลักษณะของสินค้า เป็นต้น
รหัสที่ออกแบบ จะต้องสามารถรองรับสินค้าใหม่ๆ ที่จะเพิ่มเติมได้ในอนาคต โดยรหัสจะอยุ่ในกลุ่มของสินค้าเดิมที่เคยมีมาอยู่ก่อนแล้ว
ควรใช้ตัวเลขในการออกแบบรหัส เนื่องจากสามารถที่จะทราบถึงการเรียงลำดับของสินค้าได้อย่างชัดเจน และสินค้าทุกตัวจะต้องมีความยาวของรหัสเท่ากันทั้งหมด
สำหรับการออกแบบรหัสสินค้าในโปรแกรม EASY-ACC รหัสสินค้า จะต้องมีความยาวไม่เกิน 13 หลัก
การออกแบบรหัส จะต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของแต่ละกิจการ ไม่จำเป็นว่าจะต้องนำรหัสสินค้าของผู้ผลิตมาใช้ในกิจการ เพราะรหัสดังกล่าว อาจจะเป็นรหัสที่เหมาะสมสำหรับผู้ผลิตฝ่ายเดียวเท่านั้น หากนำรหัสนั้นมาใช้งาน บางครั้งอาจเกิดปัญหาในกรณีไปซ้ำกับผู้ผลิตรายอื่น

ตัวอย่าง

บริษัท เจริญดีการค้า จำกัด ดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับอะไหล่รถยนต์หลายยี่ห้อ การออกแบบรหัส มีจุดประสงค์ที่จะให้จัดแบ่งรหัสสินค้าตามยี่ห้อรถ, รุ่น, ส่วนประกอบต่างๆ เมื่อได้วัตถุประสงค์แล้ว จึงนำมาออกแบบรหัสดังนี้

จัดแบ่งยี่ห้อรถ จะใช้รหัสจำนวน 2 ตัว เพื่อแทนชื่อยี่ห้อรถ
จัดแบ่งรุ่นของรถยนต์ และปีที่รถยนต์ออกจำหน่าย จะใช้รหัส 3 ตัวแรกแทนรุ่นของรถยนต์แต่ละยี่ห้อ และอีก 2 ตัวแทน ปี คศ.
ชื่ออะไหล่ จะใช้รหัส 4 ตัวแทนชื่อของอะไหล่
ลักษณะของอะไหล่ เช่น สี. ด้านซ้าย, ด้านขวา เป็นต้น จะใช้รหัส 2 ตัวแทนลักษณะ รวมความยาวของรหัสทั้งสิ้น เท่ากับ 13 หลัก จากนั้นเราก็นำรหัสในแต่ละกลุ่มมาแจกแจงรายละเอียดดังนี้

ยี่ห้อรถยนต์

01 โตโยต้า

02 นิสสัน

03 มิซูบิชิ

รุ่นของรถยนต์

รถยนต์โตโยต้า จะขึ้นต้นรหัสด้วย “0” ได้แก่ 001 แคมรี่, 002 อัลติส, 003 ฟอร์จูนเนอร์
รถยนต์นิสสันจะขึ้นต้นด้วย “1”ได้แก่ 101 มาร์ช, 102 อัลมีร่า, 103 เทียน่า
รถยนต์มิซูบิชิจะขึ้นต้นด้วย “2”ได้แก่ 201 แลนเซอร์, 202 มิราจ, 203 ปาเจโร

ชื่ออะไหล่

ขึ้นต้นด้วย 0 จะเป็นช่วงล่างรถยนต์ทั้งหมด เช่น 0001 เบรคหน้า, 0002 เบรคหลัง, 003 โชคอัพ
ขึ้นต้นด้วย 1 จะเป็นอะไหล่ของเครื่องยนต์ทั้งหมด เช่น 1001 ไส้กรองน้ำมันเครื่อง, 1002 ไส้กรองน้ำมัน

ลักษณะของอะไหล่

00 ไม่ระบุ

01 ข้างซ้าย

02 ข้างขวา

จากตัวอย่างเราจะเห็นได้ว่า รหัสได้ถูกกำหนดอย่างลงตัว และเมื่อทำการแจกแจงรายละเอียดของรหัสแต่ละกลุ่มแล้ว เราก็นำรหัสเหล่านั้นมารวมกัน เช่น

0100278000101 หมายความว่า เบรคหน้าข้างซ้ายของรถยนต์โตโยต้าโคโลน่าปี 78

0320190100100 หมายความว่า ไส้กรองน้ำมันเครื่องของรถมิซูบิชิแชมป์ปี 90

การออกแบบรหัสในลักษณะนี้จะเรียงตามยี่ห้อรถเป็นหลัก หากต้องการเรียงตามปีรถก็เพียงแต่เอาปี คศ.ของรถมาไว้ข้างหน้าแทน และรหัสที่ออกแบบนั้นก็สามารถรองรับชนิดของอะไหล่ได้สูงถึง 10000 ชนิดของแต่ละยี่ห้อ ซึ่งก็เพียงพอต่อการใช้งาน