ตอนที่ 1 ทำความรู้จักกับ EASY-ACC

โปรแกรมบัญชี EASY-ACC มีจุดประสงค์ในการออกแบบให้ผู้ใช้งานสามารถเรียนรู้โปรแกรมได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องมีการฝึกสอนใดๆ ดังนั้น ขั้นตอนในการใช้งานต่างๆ จึงจำเป็นต้องอาศัยการออกแบบที่ไม่ให้โปรแกรมมีขั้นตอนอะไรที่ยุ่งยาก

โครงสร้างโปรแกรมบัญชี EASY-ACC ในชุดจะประกอบด้วย 4 โปรแกรมหลัก คือ โปรแกรมบัญชีแยกประเภท โปรแกรมสินค้าคงคลัง โปรแกรมเจ้าหนี้ และโปรแกรมลูกหนี้ ที่ว่าเป็นโปรแกรมหลัก คือแต่ละโปรแกรมจะออกแบบให้แยกการทำงานกันอย่างเป็นอิสระ คือ จะเริ่มต้นที่โปรแกรมใดก่อน-หลังได้ตามต้องการ และข้อมูลจะเชื่อมการทำงานถึงกันโดยอัตโนมัติเมื่อนำมามาใช้งานร่วมกัน ส่วนโปรแกรมเสริมอีก 2 โปรแกรมคือ โปรแกรมขายสินค้า และโปรแกรมซื้อสินค้า จะทำหน้าที่เชื่อมโปรแกรมหลักเข้าด้วยกัน เพื่อที่จะลดขั้นตอนการทำงาน และความซ้ำซ้อนในการบันทึกรายการ

หลังจากสร้างแฟ้มเริ่มต้นระบบ และ สร้างรหัสหลักสำหรับการใช้งาน ได้แก่ รหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ และรหัสเจ้าหนี้ (รหัสบัญชีสามารถให้โปรแกรมสร้างให้โดยอัตโนมัติได้) ก็สามารถเริ่มใช้งานได้ทันที
เริ่มจากโปรแกรมซื้อสินค้า ที่จะทำหน้าที่เชื่อมการทำงานระหว่างโปรแกรมสินค้าคงคลัง กับโปรแกรมเจ้าหนี้ เมื่อบันทึกรายการลงในโปรแกรมซื้อ ปริมาณสินค้าจะถูก "เพิ่มขึ้น" และโปรแกรมจะสร้างรายการค่าใช้จ่ายให้ในโปรแกรมเจ้าหนี้ให้โดยอัตโนมัติเช่นกัน
จากนั้นการออกใบกำกับที่โปรแกรมขายสินค้า จะทำหน้าที่เชื่อมการทำงานระหว่างโปรแกรมสินค้าคงคลัง กับโปรแกรมลูกหนี้ เมื่อทำการออกใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี ปริมาณสินค้าจะถูก "ลดลง" และโปรแกรมจะสร้างข้อมูลรายได้ในโปรแกรมลูกหนี้
หลังจากบันทึกรายการซื้อขาย ผู้ใช้สามารถตรวจสอบรายการค้าในแต่ละวันได้ทันทีว่าผู้ใช้ซื้ออะไรมาบ้าง เป็นเงินเท่าไร ขายอะไรไปบ้างเป็นเงินเท่าไร ได้กำไรเท่าไร สินค้าแต่ละตัวเหลืออย่างละกีชิ้น นี่เป็นเพียงข้อมูลเบื้องต้นที่ผู้ใช้จะได้รับทันทีหลังจากบันทึกรายการเสร็จเรียบร้อย ทีนี้ลองนึกภาพดูว่าถ้ามีการเก็บบันทึกรายการค้าอย่างต่อเนื่อง ผู้ใช้ก็จะทราบถึงผลประกอบการได้ทันทีตลอดเวลา โดยไม่ต้องไปเสียเวลารวบรวมเอกสาร

นี่คงเป็นเพียงขั้นตอนในเบื้องต้นให้ทราบถึงหลักการทำงานในแบบที่เรียกว่าง่ายจริงๆ

EASY-ACC แบ่งแยกการทำงานแต่ละส่วนได้อย่างชัดเจน

สังเกตว่าโปรแกรมของ EASY-ACC แต่ละส่วนจะแยกออกจากกันอย่างเป็นอิสระ ทั้งนี้เพื่อเป็นการกำหนดขอบเขตและหน้าที่ของแต่ละส่วนได้อย่างชัดเจนที่สุด และไม่เกิดความสับสนในการทำงาน เช่น เมื่ออยู่ในส่วนของสินค้าคงคลัง ก็จะแต่เฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวกับการเข้าออกของสินค้า ไม่มีข้อมูลลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้เข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้บุคคลหรือพนักงานที่ได้สิทธิมาใช้โปรแกรมสินค้าคงคลัง ก็จะรู้เฉพาะข้อมูลในส่วนของสินค้าเท่านั้น เป็นการป้องกันการรับรู้ข้อมูลในส่วนที่ไม่ได้เกี่ยวข้องได้โดยตรง

EASY-ACC ช่วยงานในธุรกิจอะไรได้บ้าง?

โปรแกรม EASY-ACC ออกแบบทำลดภาระในการดำเนินธุรกิจ โดยในโปรแกรมได้จัดเตรียมการทำงานต่างๆ สำหรับธุรกิจไว้ให้อย่างครบถ้วน

1. การออกใบกำกับต่างๆ

โปรแกรมได้จัดเตรียมการออกเอกสารไว้ให้อย่างครบถ้วน อาทิ ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี ใบรับคืน ใบสั่งจอง ใบซื้อสินค้า ใบส่งคืน ใบสัง่ซื้อสินค้า ใบวางบิล ใบรับวางบิล ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย หนังสือรับรองการหักภาษี

2. การบันทึกการรับ-จ่ายเงิน

ไม่ว่าจะเป็นเช็ค เงินสด บัตรเครดิต ส่วนลด ภาษีหัก ณ.ที่จ่าย และยังสามารถแบ่งการชำระเงินเป็นเช็คบางส่วนเงินสดบางส่วน หรือชำระยังไม่ครบก็มีรายงานติดตามการชำระเงินแจ้งให้ทราบ หรือใบกำกับที่จะถึงกำหนดชำระเงินล่วงหน้า ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจการลงทุนในอนาคตได้เป็นอย่างดี

3. ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า

สามารถติดตามปริมาณสินค้าคงเหลือ สินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ ผลกำไรที่เกิดขึ้นจากการจำหน่ายสินค้าไปในแต่ละวัน/เดือน/ปี ปริมาณต้นทุนสินค้าคงเหลือปลายงวด ประวัติการจำหน่ายและซื้อสินค้า

4. รายได้และค่าใช้จ่าย

โปรแกรมสามารถใช้บันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายที่อยู่นอกเหนือจากการขายหรือซื้อสินค้า และแยกประเภทของรายได้รายจ่ายในแต่ละกลุ่มให้เห็นอย่างชัดเจน

5. งบการเงินต่างๆ

ช่วยให้ผู้บริหารทรบสถานะในการดำเนินงานว่ากำไรหรือขาดทุนเท่าไร ถ้าดูจากยอดขายหรือผลกำไรที่เกิดจากการจำหน่าย จะได้ข้อมูลเพียงด้านเดียว แต่ยังไม่ได้หักค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน อาทิ ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า เงินเดือน งบการเงินจะเป็นตัวที่ชี้ให้เห็นถึงความเป็นจริงของการดำเนินงานว่าดีขึ้นหรือแย่ลงได้อย่างชัดเจน

จากขั้นตอนงานต่างๆ ที่ต้องใช้เวลาเป็นวันเป็นเดือนกว่าจะได้คำตอบที่ต้องการ โปรแกรม EASY-ACC จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลผลการดำเนินการได้ทันทีทุกเวลา ช่วยให้มีข้อมูลที่ถูกต้องรองรับการวางแผนหรือการตัดสินใจในการทำงาน