ในกระบวนการทำงานทั้งหมดของ EASY-ACC ขั้นตอนการชำระเงินในโปรแกรมเจ้าหนี้ และการรับชำระเงินในโปรแกรมลูกหนี้ เป็นขั้นตอนที่ผู้ใช้ต้องให้ความสำคัญที่สุด เพราะ ขั้นตอนอาจซับซ้อน แต่ขอให้ผู้ใช้งานเรียนรู้ตามขั้นตอนที่จัดเรียงไว้ก็จะเข้าใจ โดยหัวข้อนี้จะเริ่มจากการชำระเงินในโปรแกรมเจ้าหนี้ก่อน

 

บันทึกรายการประจำวัน

 

ในการบันทึกรายการชำระเงินนี้จะเป็นรายการที่บันทึกมาจาก โปรแกรมซื้อ หรือจากโปรแกรมเจ้าหนี้ เองที่มีประเภทรายการเป็น "เจ้าหนี้” จะขอเริ่มต้นจากการสร้างรายการค้าขึ้นมา 1 รายการ

 

 

1. เรียกรายการ Edit > รายการบันทึกประจำวัน

 

2. เลือกประเภทรายการเป็น "เจ้าหนี้"

 

3. บันทึกรายการตามรายการดังนี้

 

 

4. เสร็จแล้วกด F10 บันทึกรายการ

 

 

รูปแบบการบันทึกรายการชำระเงิน

 

ในการบันทึกรายการชำระเงินนี้แบ่งเป็น

 

• การบันทึกรายการชำระเงินตามใบกำกับ เป็นการบันทึกรายการในกรณีที่ไม่ได้ออกใบรับวางบิลให้กับเจ้าหนี้

 

• การบันทึกรายการชำระเงินตามใบวางบิล เป็นการบันทึกรายการในกรณีที่มีการออกใบรับวางบิลให้กับเจ้าหนี้

 

ในที่นี้ให้เลือก บันทึกรายการชำระเงินตามใบกำกับ (ตามความเป็นจริงแล้วรูปแบบการบันทึกทั้ง 2 แบบจะเหมือนกัน เพียงแต่ที่มาของเอกสารที่บันทึกต่างกัน) ก่อนอื่นให้เลือกรูปแบบการบันทึกรายการ

 

โปรแกรมเจ้าหนี้ฯ ได้จัดเตรียมรูปแบบการบันทึกรายการไว้ 2 รูปแบบให้เลือกใช้งาน ขึ้นอยู่กับลักษณะการบันทึกรายการชำระเงิน

 

อย่างไรก็ตามการบันทึกทั้งสองรูปแบบ ไม่ได้ให้ผลที่แตกต่างกัน แต่จะช่วยให้การบันทึกรายการทำได้สะดวกขึ้นเท่านั้น

 

ดังนั้นหากกิจการมีลักษณะการชำระเงินในแบบใดบ่อยๆ ก็สามารถกำหนดให้เป็นรูปแบบการชำระเงินหลักได้ โดยไม่จำเป็นจะต้องเปลี่ยนไปมา หรือกังวลกับการชำระเงินในแต่ละรูปแบบ สำหรับรูปแบบการบันทึกรายการที่ได้จัดเตรียมไว้มีดังนี้

 

 

1. รายการชำระเงินหลายรายการต่อหลายใบกำกับ (หรือใบรับวางบิล) การชำระเงินแบบนี้เป็นแบบที่โปรแกรมกำหนดไว้เป็นการชำระเงินหลัก เหมาะสำหรับกรณีที่มีการชำระเงินใน 1 ครั้งชำระพร้อมกันหลายใบกำกับและมีรายการจ่ายชำระหลายรายการในครั้งเดียว เช่น จ่ายชำระใบกำกับรวม 3 รายการด้วยเช็ค 3 รายการ เป็นต้น ลักษณะการบันทึกจะให้เลือกรายการใบกำกับ 1 ใบจากนั้นจึงไปบันทึกรายการชำระเงิน

 

2. รายการชำระเงิน 1 รายการต่อหลายใบกำกับ (หรือใบรับวางบิล) การบันทึกการชำระเงินในลักษณะนี้ เหมาะสำหรับมีรายการชำระเงิน 1 รายการ แล้วชำระเงินให้กับใบกำกับ (หรือใบรับวางบิล) พร้อมกันหลายๆ ใบ รูปแบบในการบันทึกรายการท่านจะต้องใส่รายละเอียดของการชำระเงินก่อน แล้วเลือกใบกำกับที่ต้องการชำระในคราวเดียว

 

วิธีการเลือกรูปแบบการชำระเงิน

 

1. เรียกรายการ Edit|บันทึกรายการชำระเงิน เลือกการชำระเงินตามใบกำกับ หรือตามใบรับวางบิล

 

2. คลิกเม้าส์ขวาที่ช่องรายการใดก็ได้ในส่วนหัวของรายการบันทึก เช่น วันที่, เลขที่ใบสำคัญ จะมีกรอบรายการให้เลือกวิธีการชำระเงินแสดงขึ้นมา

 

 

3. คลิกเลือกรูปแบบการชำระเงินที่ต้องการ โดยในที่นี้ให้คลิกเลือก "รายการชำระเงินหลายรายการต่อหลายใบกำกับ" หลังจากที่เปลี่ยนรูปแบบการชำระเงินแล้ว โปรแกรมจะให้ออกจากรายการชำระเงินแล้วเรียกเข้ามาใหม่ รูปแบบการชำระเงินจะเปลี่ยนไปตามที่เลือกไว้

 

รายการชำระเงินหลายรายการต่อหลายใบกำกับ (หรือใบรับวางบิล)

 

1. เรียกรายการ Edit > บันทึกรายการชำระเงิน > ชำระเงินตามใบกำกับ (หรือตามใบรับวางบิล)

 

2. จากนั้นให้ระบุรายละเอียดตามนี้

 

วันที่ 16/6/2551

 

เลขที่ใบสำคัญ พิมพ์ PV510001 (PV ย้อมาจาก Payment Voucher)

 

รหัสเจ้าหนี้ กด F1 เลือกรหัส A10010

 

3. เมื่อบันทึกรายการตามข้อ 2 เสร็จเรียบร้อยแล้ว ที่จอภาพจะนำรายการใบกำกับที่ค้างชำระอยู่แสดงขึ้นมาบนจอภาพ ก็คือรายการที่ บันทึกไว้ตอนแรกนั่นเอง

 

 

4. คลิกเลือกใบกำกับที่ต้องการชำระเงิน โดยจะมีเครื่องหมาย  หน้ารายการที่เลือก แล้วให้คลิกที่ช่องรายการ ชำระเงินโดย ใน ส่วนการชำระเงิน ที่แสดงไว้ในกรอบรายการส่วนล่าง ซึ่งมีรายละเอียดที่ต้องบันทึกดังนี้

 

ให้คลิกเลือกรายการใบกำกับที่ต้องการชำระเงินก่อน แล้วมาคลิกที่รายการชำระเงินที่ด้านล่าง เพื่อระบุว่าจะชำระอย่างไร การชำระเงินแต่ละรายการชำระเป็นจำนวนเงินเท่าไร

 

ชำระเงินโดย เลือกประเภทการชำระเงิน โดยให้คลิกที่  [V] เพื่อเลือกการชำระเงิน ให้เลือก เป็น "เช็ค"

 

รหัสบัญชีธนาคาร กด F1 เลือก บัญชีเงินฝากธนาคาร 1020 (เลขที่บัญชีแยกประเภท)

 

เลขที่เช็ค พิมพ์ 8521103

 

ลงวันที่ พิมพ์ 30/06/2551

 

จำนวนเงิน พิมพ์ 10000

 

5. ทำตามข้อ 4 ซ้ำอีกครั้ง โดยให้เลื่อนมาที่บรรทัดที่ 2 แล้วพิมพ์ ชำระเงินโดย เลือกประเภทการชำระเงิน ครั้งนี้ให้เลือกเป็น เงินสด ตัวเคอเซอร์จะข้ามไปที่ช่องจำนวนเงินเลย จำนวนเงิน พิมพ์ 5600 บาท

 

6. ทำตามข้อ 4 อีกครั้ง โดยเลื่อนมาที่บรรทัดที่ 3 แล้วพิมพ์ ชำระเงินโดย เลือกประเภทการชำระเงิน ครั้งนี้ให้เลือกเป็น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ตัวเคอเซอร์ก็จะข้ามไปที่ช่องจำนวนเงินเลย จำนวนเงิน ให้เคาะ Enter 1 ครั้งที่ช่องจำนวนเงิน จะมีกรอบรายการสำหรับคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายแสดงขึ้นมา เพื่อช่วยในการคำนวณ จำนวนเงินให้พิมพ์ 15000 อัตราภาษี เท่ากับ 3 โปรแกรมจะคำนวณตัวเลขให้เป็น 450 บาท แล้วกด F10 จำนวนเงินจะมาแสดงในรายการชำระเงินให้เองอัตโนมัติ

 

 

7. จะสังเกตุเห็นว่าตอนนี้ ยอดทั้งสิ้น กับ จำนวนเงินที่จ่าย จะเท่ากันพอดี ทำให้ตัวเลขของ ยอดคงเหลือเป็นศูนย์

 

 

8. กด F10 เพื่อบันทึกรายการ เมื่อข้อความ “ต้องการบันทึก”แสดงขึ้นมากด F10 ก็จะมีข้อความ “ต้องการพิมพ์ใบสำคัญจ่าย” เลือก พิมพ์

 

 

จะได้ใบสำคัญจ่ายออกมา ดังรูป

 

 

แต่เนื่องจากมีรายการประเภท ภาษีหัก ณ จ่าย โปรแกรม ก็จะให้พิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษีฯ ด้วย กด F10

 

 

 

 

ขั้นตอนอาจจะดูยุ่งยากเล็กน้อย แต่ถ้าปฏิบัติเป็นประจำแล้วจะไม่ได้ยุ่งยาก เพราะจะนำข้อมูลจริงที่มีอยู่มาบันทึก เช่น เช็ค หรือเงินสดที่จ่ายจริง

 

ผู้ใช้สามารถพิมพ์เช็คสั่งจ่ายได้โดยมีขั้นตอน ดังนี้ ไปที่รายการ Report > พิมพ์เช็คสั่งจ่าย

 

 

ในเมนู ออกแบบ/แก้ไขเช็คสั่งจ่าย เลือกธนาคารที่ต้องการ

 

 

เมื่อใส่รายละเอียดเสร็จเรียบร้อยแล้วคลิกที่ปุ่ม จอภาพ เพื่อตรวจสอบรายการเช็คก่อนพิมพ์จริง

 

 

ตัวอย่างเช็คที่จะจัดพิมพ์ออกมา และคลิกที่รูปเครื่องพิมพ์เพื่อพิมพ์เช็ค โดยเช็คที่ใส่ให้ใส่เช็คในแนวตั้ง