ตอนที่ 6 การบันทึกรายการซื้อ
หลังจากที่แนะนำการสร้างรหัสแฟ้มข้อมูลหลักแล้ว ตอนนี้จะเริ่มเข้ามาสู่ขั้นตอนการซื้อขายสินค้าแล้ว โดยสินค้าที่จะขายได้จะต้องมียอดจำนวนเหลือในสินค้าคงคลัง ซึ่งในขณะนี้เมื่อ ยังไม่มีการซื้อก็จะยังขายไม่ได้ ดังนั้น มาเรียนรู้การทำงานของโปรแกรมซื้อสินค้า
1. เรียกโปรแกรมซื้อสินค้า เลือกรายการ EDIT>บันทึกรายการซื้อสินค้า
2. เมื่อจอภาพ Purchase แสดงขึ้นมา ให้เลือกรายการเป็น "เจ้าหนี้"
3. รายการที่บันทึกให้ระบุตามนี้ (พอบันทึกรายการบันทึกใดเสร็จให้กด Enter ไม่ต้องมาคลิกเม้าส์เลื่อน
-
วันที่ ระบุเป็นวันที่บันทึกรายการ (จากตัวอย่างจะเป็นวันที่ 25/05/2551)
-
เลขที่ใบกำกับ ส่วนนี้จะเป็นเลขที่ใบกำกับที่จะได้รับจากทางผู้ขายสินค้าให้ ในที่นี้ให้ระบุเป็น 10010
-
รหัสเจ้าหนี้ ลองกด F1 จะมีชื่อของเจ้าหนี้ที่ได้อธิบายไว้ใน มือใหม่หัดใช้ตอนที่ 5 สร้างรหัสเจ้าหนี้-ลูกหนี้ ดังนั้นให้เลือกรหัส A10010 แล้วกด Enter
-
รหัสบัญชีแยกประเภท โปรแกรมจะดึงมาให้เองโดยอัตโนมัติเป็นรหัสบัญชีซื้อสินค้า
-
วันที่ครบกำหนด จะเห็นว่าเป็นวันเดียวกับวันที่บันทึกรายการ เพราะ ยังไม่ได้รับเครดิตจากทางผู้ขาย ลองกด F3 ในส่วนรายละเอียดเจ้าหนี้ ในช่อง การชำระเงิน จะระบุเป็นเงินสด
-
ชื่อเจ้าหนี้ร้านค้า/ที่อยู่ โปรแกรมจะดึงจากข้อมูลเจ้าหนี้ที่ได้กำหนดไว้แล้ว และแก้ไขไม่ได้ ถ้าจะแก้ไขต้องไปแก้ไขที่รายละเอียดเจ้าหนี้แทน (โปรแกรมจะมีระบบการป้องกันไม่ให้แก้ไขประวัติเจ้าหนี้ให้ แล้วจะอธิบายเพิ่มเติมอีกครั้ง )
-
หมายเหตุ ให้พิมพ์ข้อความว่า "รับของโดยคุณอนุสรณ์"
-
เลขลำดับภาษี พิมพ์ 001
4. พอบันทึกขั้นตอนนี้ ช่องบันทึกจะเลื่อนไปที่ส่วนของบันทึกรายการสินค้าให้ จากนั้น มาบันทึกรายการส่วนของสินค้า
-
รหัสสินค้า ให้กด F1 จะมีรหัสสินค้าที่ได้เตรียมไว้แล้วจาก มือใหม่หัดใช้ ตอนที่4 สร้างรหัสสินค้า เลือกรหัสสินค้าที่เตรียมไว้เลย คือ CPU0002 จำนวนให้ใส่ 1 ราคาต่อหน่วยคือ 2000 บาท
-
สมมุติว่ามีรายการเดียว กด F10 ช่องส่วนพิเศษให้ใส่เป็น 3+ (เลขสาม แล้วก็เครื่องหมายบวก) พอกด Enter โปรแกรมจะแปลงเครื่องหมายบวกเป็น % ให้เองเพราะในทางปฏิบัติจะได้ไม่ต้องมาเปลี่ยนคีย์ THA-ENG ตอนบันทึกรายการจะช่วยให้การบันทึกคล่องตัวขึ้น)
-
ถ้ารายการเป็นแบบบรวมภาษี สามารถเลือกได้จากตอนบันทึกรายการเลย ในที่นี้ให้เลือกเป็นแบบแยกภาษี แล้วกด F10 เพื่อบันทึกข้อมูล
5. พอบันทึกรายการเสร็จก็จะพิมพ์ใบรายการซื้อออกมาไว้เป็นหลักฐานในการบันทึก เลือกพิมพ์ "รายการซื้อสินค้า"
6. แต่ฟอร์มที่พิมพ์มาไม่มีเส้นกรอบ เพราะโปรแกรมตั้งค่าว่าให้พิมพ์ลงฟอร์มเป็นมาตรฐานไว้อยู่ ทีนี้ ต้องไปเปลี่ยนแบบให้มีกรอบได้ ตอนนี้ให้เลือก "ไม่พิมพ์ใบกำกับ" ก่อน