ในการเริ่มต้นการสร้างรหัสต่างๆ อาทิ รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้ อาจจะต้องมีการออกแบบไว้ล่วงหน้าก่อน แล้วจึงนำมาบันทึกเข้าไปในโปรแกรม มีหลักง่ายๆ ดังนี้

 

1. รหัสที่ดีควรจะมีความยาวเท่ากัน

 

เช่นถ้ากำหนดว่าให้มี 5 หลัก ทุกรหัสก็จะต้องมี 5 หลักเหมือนกันหมด เพื่อป้องกันปัญหาการเรียงลำดับ เพราะในโปรแกรมส่วนใหญ่รหัสจะเป็นข้อมูลชนิดตัวอักษร ไม่ใช่ตัวเลข ตัวอย่างเช่น 001 กับ 0001 ในทางตัวเลขสองจำนวนนี้เท่ากันแน่นอน แต่ถ้าเป็นตัวอักษร 0001 มาก่อน 001 เพราะโปรแกรมจะเทียบข้อมูลในตำแหน่งที่ 3 ของ 0001 คือ 0 ส่วน 001 คือ 1

 

2. รหัสที่ดีควรมีตัวเลขเพียงอย่างเดียว

 

เหตุผลก็คือ ตัวเลขมีแค่ 10 ตัว มองทีเดียวก็รู้ว่า 5 มาก่อน 8 และ 3 มาก่อน 4 แต่ถ้าเป็นตัวอักษร บ กับ ผ อะไรมาก่อน คงต้องใช้เวลาคิดสักพักหนึ่ง แล้วค่อยตอบว่า บ มาก่อน ผ ทีนี้ถ้าจำเป็นจะต้องมี ควรจะกำหนดตำแหน่งที่จะเป็นรหัสสำหรับตัวอักษร และหลักที่จะใช้ให้แน่นอน เช่นรหัสยาว 5 หลักและตัวแรกให้เป็นตัวอักษร เช่น ก0010 ข0010 ค0010 แต่จริงๆ แล้วตัวอักษรถ้าจำเป็นต้องใช้ควรจะใช้เป็นภาษาอังกฤษ เพราะจำนวนตัวอักษรในภาษาอังกฤษจะน้อยกว่าภาษาไทยทำให้จำได้ง่ายกว่า

 

3. รหัสที่ดีควรจะมีการเผื่อการแทรกรหัสได้

 

การออกแบบรหัสเรียงต่อๆ กันไป เช่น A0001 A0002 A0003 ในกรณีที่จะแทรกเอาลูกค้าอีกคนมาไว้ระหว่าง A00002 กับ A00003 ให้สร้างรหัสแทนที่จะติดๆ กันไป เป็นการสร้างเป็นเว้นช่วงไว้ เช่น A0001 A0005 A0010 A0015 แบบนี้ก็จะช่วยให้รหัสมีความยืดหยุ่นได้ดีทีเดียว