ในกรณีที่มีการสั่งซื้อสินค้าแล้วมีการจ่ายเงินมัดจำไปบางส่วน มีขั้นตอนการบันทึกดังนี้
1. สร้างรหัสบัญชีเงินมัดจำ โดยไปที่ โปรแกรมบัญชีแยกประเภท
2. ไปที่หัวข้อ Update > เพิ่ม/แก้ไขแฟ้มรหัสบัญชี...
3. คลิกที่ปุ่ม เพิ่ม ตั้งเป็นรหัสประเภทสินทรัพย์หมุนเวียน สมมุติว่าเป็นรหัส 1880 เงินมัดจำ เสร็จแล้วให้กด ตกลง
4. ต่อไป ให้ไปที่ หัวข้อ Edit > รายการบันทึกประจำวัน > โปรแกรมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย
5. ให้บันทึกรายในลักษณะนี้
- เลือกประเภทการชำระเงิน เป็น เงินสด หรือ เช็ค ใส่วันที่ เลขที่ใบสำคัญ
- ในช่องรหัสบัญชีแยกประเภทให้ใส่ รหัสบัญชี เงินมัดจำ
- ใส่จำนวนเงิน และบันทึกรายการ
รูปบัญชีที่บันทึกจะเป็น
Dr. เงินมัดจำ
Cr. เงินสด/เช็คจ่ายล่วงหน้า
เมื่อได้รับสินค้าแล้ว ทางผู้ซื้อออกใบกำกับภาษีให้ บริษัทก็จะจ่ายเฉพาะค่าสินค้าและหักด้วยเงินมัดจำที่ได้จ่ายไป ดังนั้นให้บันทึกรายการซื้อเข้าตามปกติ แต่ประเภทรายการที่จะเลือกให้เลือกเป็น เจ้าหนี้ ที่นี้ก็จะมาถึงขั้นตอนที่จะตัดชำระเงินมัดจำออกไป จะอยู่ที่ขั้นตอนการชำระเงิน
1. เลือกรายการชำระเงิน (ตามใบรับวางบิล หรือ ตามใบกำกับ)
2. เลือกรายการใบกำกับที่จะบันทึกชำระเงิน
3. การชำระเงินในส่วนแรก คือ ส่วนที่เป็นค่าสินค้าที่หักด้วยเงินมัดจำ ก็ให้เลือกว่าจะชำระเป็นอะไร เงินสด/เช็ค และใส่จำนวนเงินไป
4. การชำระเงินในส่วนที่ 2 คือเงินมัดจำ ให้เลือกประเภทการจ่ายเป็น “เช็ค” ระบุรหัสบัญชีธนาคารเป็น 1880 ซึ่งก็คือบัญชีเงินมัดจำ ใส่จำนวนเงินมัดจำลงไป และทำการบันทึกรายการ
รูปบัญชีตอนบันทึกรายการซื้อจะเป็น
Dr. ซื้อสินค้า
ภาษีมูลค่าเพิ่ม
Cr. เจ้าหนี้
รูปบัญชีตอนชำระเงินจะเป็น
Dr. เจ้าหนี้
Cr. เช็คสั่งจ่ายล่วงหน้า (บัญชีธนาคาร 1020)
Cr. เช็คสั่งจ่ายล่วงหน้า (เงินมัดจำ 1880)
โดยขั้นตอนต่อไปต้องไปปรับปรุงรายการ เช็คสั่งจ่ายล่วงหน้า (เงินมัดจำ 1880) โดยเข้าไปที่ Edit > ปรับปรุงเช็คสั่งจ่ายล่วงหน้า ก็ให้ปรับปรุง เงินมัดจำ วันที่ 25/7/2555 ยอดเงิน 5,000 บาท
รูปบัญชีตอนปรับปรุง เช็คสั่งจ่ายล่วงหน้า (เงินมัดจำ 1880)
Dr. เช็คสั่งจ่ายล่วงหน้า (เงินมัดจำ 1880)
Cr. เงินมัดจำ
จะเห็นว่าเงินมัดจำจะถูกเครดิตออกไปเมื่อมีการชำระเงิน อาจมีหลายขั้นตอน แต่จริงๆ แล้วคล้ายกับการทำงานตามปกติที่ทำเป็นประจำ (เหมือนกับการจ่ายเช็คแยกเป็น 2 ใบ ซึ่งเป็นคนละธนาคารเท่านั้น)
หมวดหมู่