การโอนข้อมูลจากโปรแกรมเงินเดือนและค่าแรงเข้าโปรแกรมบัญชีแยกประเภท

Views: 15394 Last Updated: 01/12/2018 10:37

สร้างรหัสบัญชีต่าง ๆ ก่อนที่จะโอนข้อมูลจากโปรแกรมเงินเดือนและค่าแรง เข้าสู่ โปรแกรมบัญชีแยกประเภท ซึ่งโปรแกรมที่ท่านจะต้องสร้างรหัสบัญชี คือ โปรแกรมบัญชีแยกประเภทใน หัวข้อ Update > เพิ่มหรือแก้ไขแฟ้มบัญชี
รหัสที่ต้องสร้างใหม่ คือ

รหัสบัญชีเงินเดือน (ให้อยู่หมวดทรัพย์สิน) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 1001
รหัสบัญชีประกันสังคมค้างจ่าย (ให้อยู่ในหมวดหนี้สิน) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 2000
รหัสบัญชีภาษีหัก ณ. ที่จ่ายค้างจ่าย (ให้อยู่ในหมวดหนี้สิน) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 2001
รหัสบัญชีเงินเดือน (ให้อยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 5002
รหัสบัญชีประกันสังคม (ให้อยู่ในหมวดค่าใช้จ่าย) สมมุติว่าเป็นเลขที่บัญชี 5003
หลังจากกำหนดรหัสบัญชีในโปรแกรมบัญชีแยกประเภทแล้ว ขั้นตอนต่อไปที่ท่านจะต้องกำหนด คือ ที่โปรแกรมเงินเดือนและค่าแรง ในหัวข้อ Others > กำหนดเงื่อนไขต่างๆ สำหรับระบบ > รหัสบัญชีสำหรับระบบ

กำหนดรหัสบัญชี ตามที่ได้สร้างไว้ใน โปรแกรมบัญชี เสร็จแล้ว กดปุ่ม ตกลง หรือกด F10

เงินเดือนและค่าแรง (หมวดสินทรัพย์) ให้ใส่เลขที่บัญชีเป็น 1001 (ตามที่กำหนดไว้ในข้อ 2)
เงินประกันสังคม (หมวดใช้จ่าย) ให้ใส่เลขที่บัญชีเป็น 5003 (ตามที่กำหนดไว้ในข้อ 2)
จากนั้นให้ไปที่หัวข้อ Update > เพิ่มหรือแก้ไขรายได้ เลือกรายได้ที่ต้องการ กดปุ่ม แก้ไข หรือกด F5 จะมีหน้าต่าง แก้ไขรายได้ขึ้นมา ให้ใส่รหัสบัญชีแยกประเภทที่เป็นค่าใช้จ่ายที่ได้สร้างไว้ในโปรแกรมบัญชีแยกประเภท ตามข้อที่ 2 เสร็จแล้วกดปุ่ม ตกลง หรือกด F10
เงินเดือน รหัสบัญชีที่สร้างไว้คือ 5002 (เป็นค่าใช้จ่าย)
ภาษีหัก ณ. ที่จ่าย รหัสบัญชีที่สร้างไว้คือ 2001 (เป็นหนี้ค้างจ่าย ยังไม่ได้นำส่งสรรพากร)
เงินประกันสังคม รหัสบัญชีที่สร้างไว้คือ 2000 (เป็นหนี้ค้าจ่าย ยังไม่ได้นำส่งสรรพากร)

เมื่อได้โอนข้อมูลจากโปรแกรมเงินเดือนและค่าแรงเข้าโปรแกรมบัญชีแยกประเภท หน้าจอจะแสดงรายการดังนี้ เช่น สมุมติว่า เงินเดือนพนักงาน 25,000 บาท หักภาษี ณ. ที่จ่าย 227.50 บาท หักประกันสังคม 450 บาท และนายจ้างจ่ายสมทบเงินประกันสังคม 450 บาท ซึ่งหมายถึงว่าพนักงานจะได้รับเงินทั้งหมดหลังจากหัก ภาษีเงินได้และประกันสังคมแล้วคือ 24,322.50 บาท

DR. เงินเดือนพนักงาน ( ที่เป็นคชจ. รหัสบัญชี 5002)                     25,000
CR. เงินเดือน (ที่เป็น ท/ส รหัสบัญชี 1001)                                         25,000

DR. เงินเดือน (ที่เป็น ท/ส รหัสบัญชี 1001)                                      450
CR. เงินประกันสังคมค้างจ่าย (หักจากพนักงานแต่ยังไม่ได้นำส่ง)                  450

DR. เงินประกันสังคมที่นายจ้างสมทบให้ (เป็น คชจ. รหัสบัญชี 5003)      450
CR. เงินประกันสังคมค้างจ่าย (ยังไม่ได้นำส่ง รหัสบัญชี 2000)                     450

DR. เงินเดือน (ที่เป็นท/ส รหัสบัญชี 1001)                                   227.50
CR. ภาษี หักณ.ที่จ่ายค้างจ่าย(ที่หักจากพนักงานแต่ยังไม่ได้นำส่ง)           227.50

หมายเหตุ : การโอนข้อมูลจากโปรแกรมเงินเดือนและค่าแรงเข้าสู่โปรแกรมบัญชีแยกประเภท จะยังไม่ใช่เป็นการตัดจ่ายเงินออกจากบัญชีของบริษัท เพียงแต่เป็นการโอนค่าใช้จ่ายที่เป็นเงินเดือนของพนักงานมาเข้าเท่านั้น เมื่อต้องการตัดเงินออกจากบัญชีในกิจการ จะต้องทำการจ่ายเงินอีกครั้งในระบบบัญชีแยกประเภท หรืออาจจะทำจ่ายจากโปรแกรมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายก็ได้

ถ้าในกรณีที่ใช้โปรแกรมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่ายด้วย และต้องการตัดเงินที่จ่ายให้กับพนักงานออกจากบัญชีบริษัทโดยบันทึกรายการผ่านโปรแกรมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย ท่านจะต้องเข้าไปกำหนดในโปรแกรมเจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย สิ่งที่จะต้องกำหนด คือ ให้สร้างรหัสเจ้าหนี้ขึ้นมา 1 รหัส เพื่อใช้ในการบันทึกค่าใช้จ่ายที่เป็นเงินเดือนในหัวข้อ Update > เพิ่มหรือแก้ไขแฟ้มเจ้าหนี้ เช่น รหัส S0789
เมื่อต้องการบันทึกรายการจ่ายเงินออกก็ให้บันทึกรายาการที่หัวข้อ Edit > บันทึกรายการประจำวัน
ให้เลือกรายการเงินสด หรือ เช็คตามที่ตัดจ่ายเงินออก รหัสเจ้าหนี้ให้ใส่เป็น S0789 ตามที่สร้างไว้ เมื่อบันทึกรายการถึงรหัสบัญชีแยกประเภท รหัสบัญชีเป็น 1001 (เงินเดือนที่เป็นทรัพย์สิน) ยอดเงิน เท่ากับยอดที่จ่ายให้กับพนักงานจริง ๆ คือ 24,322.50 บาท ในช่องภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 % ให้ลบออก เสร็จแล้วให้กดปุ่ม ตกลง หรือกด F10
ถ้าต้องการนำส่งเงินภาษี หัก ณ. ที่จ่ายที่หักจากพนักงาน และส่งเงินประกันสังคมที่หักจากพนักงาน ให้กับกรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคมโดยบันทึกรายการผ่านโปรแกรมบัญชีแยกประเภทได้